Videoberatung in der Kanzlei: rechtssicher und datenschutzkonform einführen

Dürfen Kanzleien in Österreich eine Videoberatung anbieten – und was ist dafür nötig? Ja, sie dürfen. Das Steuerberatergesetz nennt Telemedizin ausdrücklich als zulässige Form der Berufsausübung. Voraussetzung ist, dass die Videoberatung steuerlich vertretbar ist, dieselbe Sorgfalt wahrt wie eine persönliche Behandlung, auf einer gesicherten technischen Grundlage stattfindet und dokumentiert wird. Für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen ist die Videoberatung damit kein rechtlicher Sonderweg, sondern eine geregelte Ergänzung der Kanzlei – für passende Anlässe wie Befundbesprechungen, Kontrolltermine oder Rückfragen.

Dieser Beitrag ordnet die vier Ebenen, die vor dem Start geklärt sein sollten: Berufsrecht, Datenschutz, Technik und Abrechnung. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, sondern gibt Ihnen die Orientierung, um die richtigen Fragen zu stellen.

Was Telemedizin in der Kanzlei konkret bedeutet

Telemedizin beschreibt die Erbringung steuerlicher Leistungen mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien, wenn Behandelnde und Mandant:innen sich an unterschiedlichen Orten befinden. Die Videoberatung ist die bekannteste Form davon. Sie eignet sich nicht für jeden Anlass: Wo eine körperliche Untersuchung, ein Tastbefund oder ein bildgebendes Verfahren nötig ist, bleibt der persönliche Termin unverzichtbar. Sinnvoll ist die Videoberatung dort, wo das Gespräch im Mittelpunkt steht – etwa bei der Besprechung von Laborwerten, bei Verlaufskontrollen chronischer Erkrankungen oder bei kurzen Rückfragen, für die eine Anfahrt in die Kanzlei unverhältnismäßig wäre.

Die Entscheidung, ob ein Anliegen für die Videoberatung geeignet ist, treffen Sie im Einzelfall. Genau das ist der Kern der steuerlichen Sorgfaltspflicht: Die Wahl des Kommunikationswegs darf die Qualität der Behandlung nicht senken.

Der rechtliche Rahmen: § 49 SteuerberaterG und die Sorgfaltspflicht

Die zentrale Grundlage findet sich im Steuerberatergesetz. Nach § 49 SteuerberaterG 1998 haben Steuerberater:innen ihren Beruf „persönlich und unmittelbar, auch durch Anwendung von Telemedizin" auszuüben. Diese Formulierung stellt klar, dass eine Behandlung über Video die persönliche und unmittelbare Berufsausübung nicht ausschließt, sondern als eine ihrer Formen anerkannt ist. Der Maßstab der gewissenhaften Betreuung bleibt derselbe wie in der Kanzlei.

Für gesetzlich versicherte Mandant:innen gelten zusätzliche Bedingungen. Die Steuerberaterkammer für Niederösterreich hält fest, dass eine telesteuerliche Leistung steuerlich begründet, rechtlich zulässig und ebenso wirksam wie eine Behandlung vor Ort sein muss. Die Teilnahme ist für Steuerberater:innen freiwillig – es gibt keine Verpflichtung, Videoberatungn anzubieten. Vor der Leistung ist die ausdrückliche Einwilligung der Mandant:innen erforderlich, und die Videoberatung setzt in der Regel eine vorherige persönliche Behandlung voraus. Damit ist die Videoberatung als Ergänzung eines bestehenden Behandlungsverhältnisses gedacht, nicht als anonyme Erstberatung.

Datenschutz und Technik: gesicherte Verbindung statt Alltags-Tools

Mandantendaten gehören zu den besonders schützenswerten Datenkategorien der DSGVO. Für die Videoberatung bedeutet das: Die Übertragung muss verschlüsselt und gegen unbefugten Zugriff abgesichert sein. Der Fachbeitrag von praktischSteuerberater.at weist darauf hin, dass eine verschlüsselte Verbindung unerlässlich ist und dass sich verbreitete Alltags- oder Konsumplattformen wegen ihrer Sicherheitsrisiken für sensible steuerliche Gespräche nicht eignen. Eine gesicherte Übertragung, die Inhalte nicht dauerhaft auf fremden Servern ablegt, ist der bessere Weg.

Über die DSGVO hinaus greift in Österreich das Gesundheitstelematikgesetz 2012, das Datensicherheitsmaßnahmen für die elektronische Übermittlung von Mandantendaten regelt. Praktisch heißt das: Prüfen Sie vor dem Start, ob die eingesetzte Plattform Ende-zu-Ende oder auf einer gesicherten Verbindung arbeitet, wo die Daten verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Diese Prüfung gehört zur selben Sorgfalt, mit der Sie auch die übrige DSGVO-konforme Kanzlei-Website aufsetzen. Technisch ist der Aufwand überschaubar: Auf Kanzleisseite genügen ein Rechner mit Kamera und eine stabile Internetverbindung, auf Mandant:innenseite ein internetfähiges Gerät.

Abrechnung und die ÖGK-Plattform visit-e

Für Vertragsärzt:innen sind die Abrechnungswege geregelt. Die Steuerberaterkammer für Niederösterreich nennt eigene Verrechnungspositionen für telefonische und für Video-Kontakte sowie für die bei Bedarf am selben Tag nötige persönliche Versorgung; für telesteuerliche Leistungen sind keine Zuschläge vorgesehen, es gelten die üblichen Tarife. Welche Positionen in Ihrem Bundesland und Fachgebiet konkret gelten, klären Sie am besten direkt mit Ihrer zuständigen Kasse, da sich Details unterscheiden können.

Für die technische Umsetzung stellt die Österreichische Gesundheitskasse mit visit-e eine Plattform für Videoberatungn bereit. Mandant:innen benötigen dafür keine Software-Installation; der Zugang erfolgt über einen Link. Ob Sie eine solche Kassenlösung oder ein anderes datenschutzkonformes System nutzen, hängt von Ihren Abläufen ab – entscheidend bleibt, dass die rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt sind.

So führen Sie die Videoberatung schrittweise ein

Ein kontrollierter Start beginnt mit der Frage, für welche Anlässe die Videoberatung in Ihrer Kanzlei sinnvoll ist, und mit der Auswahl einer geeigneten Plattform. Danach klären Sie die Einwilligung der Mandant:innen, definieren, wie Termine vergeben werden, und legen fest, wie die Dokumentation in die bestehende Kartei einfließt. Wer die Terminvergabe ohnehin digitalisieren möchte, kann die Videoberatung direkt mit der Online-Terminbuchung verzahnen, sodass Mandant:innen den passenden Termintyp bereits bei der Buchung wählen.

Für die Außendarstellung gilt der Grundsatz Präzision statt Lautstärke: Beschreiben Sie auf Ihrer Kanzlei-Website sachlich, für welche Anliegen eine Videoberatung möglich ist und wie der Ablauf aussieht – ohne Heilversprechen und ohne die Videoberatung als Ersatz für notwendige persönliche Untersuchungen darzustellen. Eine klar strukturierte Kanzleiwebsite für Steuerberater:innen macht dieses Angebot verständlich, gerade in Gruppenpraxen und Partnerschaft mit mehreren Fachbereichen und Kontaktwegen.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre bestehende Website den Weg zur Videoberatung klar abbildet, ist der kostenlose Website-Check ein guter Ausgangspunkt. Er zeigt, wo Kontaktwege, Kontaktmöglichkeiten und Datenschutzgrundlagen bereits solide sind – und wo eine Ergänzung sinnvoll wäre, bevor Sie die Videoberatung nach außen kommunizieren.