Rechtssichere Terminerinnerungen per E-Mail und SMS in der Kanzlei

Terminerinnerungen per E-Mail und SMS sind eine gängige Maßnahme in Kanzleien, um Mandant:innen an vereinbarte Termine zu erinnern. Sie dienen der frühzeitigen Information und erleichtern die Koordination für Kanzlei und Mandant:innen. Die rechtssichere Umsetzung unterliegt jedoch strengen Anforderungen aus der DSGVO und dem Gesundheitstelematikgesetz 2012 (GTelG).

Hintergrund und praktische Bedeutung

Viele Kanzleien setzen Erinnerungen ein, um die Terminplanung zu unterstützen. Ungenutzte Termine führen zu ungenutzter Kapazität im Kanzleialltag. Automatisierte Nachrichten 24 oder 48 Stunden vorher können Mandant:innen daran erinnern und eine rechtzeitige Absage ermöglichen. Diese Form der Kommunikation ergänzt den digitalen Mandantenweg, wie im Beitrag zum digitalen Mandantenweg beschrieben. In Zeiten zunehmender Digitalisierung erwarten Mandant:innen klare und zeitnahe Informationen zu ihren Terminen. Gleichzeitig müssen Kanzleien sicherstellen, dass alle Verarbeitungsschritte den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen. Die Einbindung solcher Funktionen in die Kanzleiabläufe und die Website erfordert daher eine sorgfältige Planung.

Buchung versus Erinnerung – die entscheidende rechtliche Abgrenzung

Für die Terminvereinbarung selbst können in den meisten Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO herangezogen werden. Eine Einwilligung ist hier nicht zwingend notwendig, solange die Verarbeitung für die steuerliche Versorgung erforderlich ist. Bei Terminerinnerungen sieht die Datenschutzkonferenz (DSK) in ihrem Positionspapier zu Terminmanagement und Online-Terminbuchung einen eigenen Verarbeitungszweck. Erinnerungen sind nicht unmittelbar für die Durchführung der Behandlung erforderlich. Daher ist in der Regel eine Einwilligung notwendig. Positionspapier der DSK zu Terminmanagement und Online-Terminbuchung. Diese Unterscheidung ist für die Kanzlei entscheidend und wird häufig übersehen. Die Buchung dient der Vorbereitung der Behandlung, die Erinnerung ist ein zusätzlicher Service, der gesondert zu bewerten ist.

Einwilligung nach DSGVO einholen und dokumentieren

Die Einwilligung muss freiwillig, informiert, spezifisch und nachweisbar sein. Freiwilligkeit bedeutet, dass eine Ablehnung keine Nachteile bei der steuerlichen Versorgung zur Folge haben darf. Die Einwilligung darf nicht an die Terminvergabe gekoppelt werden. Informiert bedeutet, dass Mandant:innen genau wissen, wofür ihre Kontaktdaten verwendet werden – etwa für Erinnerungen per SMS oder E-Mail 48 Stunden vor dem Termin. Spezifisch heißt, dass die Zustimmung nicht pauschal für alle Kommunikationsformen gilt. Die Steuerberaterkammer Wien empfiehlt, die Einwilligung schriftlich oder elektronisch zu dokumentieren und den Mandant:innen die Möglichkeit zur Ablehnung oder zum Widerruf zu geben. Datenschutz und Umgang mit Daten in Kanzleien – Steuerberaterkammer Wien. Praktisch kann die Einwilligung über das Buchungsformular, ein separates Feld oder bei der Anmeldung eingeholt werden. Wichtig ist die lückenlose Dokumentation von Datum, Kanal und Wortlaut der Zustimmung. Es empfiehlt sich, die Einwilligung getrennt für SMS und E-Mail zu erfassen, falls beide Kanäle genutzt werden. Eine gute Kanzlei ist es, die Einwilligungserklärung auch in der Mandantenakte oder im Verarbeitungsverzeichnis zu vermerken.

GTelG 2012 und Anforderungen an sichere Übermittlung

Das Gesundheitstelematikgesetz 2012 (GTelG) regelt zusätzlich die Datensicherheit bei elektronischer Übermittlung von Mandantendaten. Auch reine Terminerinnerungen fallen unter diese Regelungen, wenn sie im Kontext der Gesundheitsversorgung stehen. Die Steuerberaterkammer Wien stellt klar: Reine Terminerinnerungen per SMS sind zulässig, sofern keine Steuerinformationen enthalten sind. Unverschlüsselte E-Mails dürfen für Mandantendaten nicht verwendet werden – auch nicht mit Einwilligung. Möglichkeiten der digitalen Mandant*innen-Kommunikation. Das GTelG fordert unter anderem die Sicherstellung von Identität der Beteiligten, Vertraulichkeit der übermittelten Daten und Integrität. Für SMS-Dienste bedeutet dies in der Kanzlei, dass der Dienstleister vertrauenswürdig sein und entsprechende Verträge vorliegen müssen. Für E-Mail-Kommunikation ist Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder ein anderes sicheres Verfahren vorzusehen, wenn über den reinen Erinnerungszweck hinausgegangen wird.

Praktische Umsetzung und Inhalte der Nachrichten

Legen Sie interne Regelungen fest: Welche Kanäle kommen zum Einsatz? Welche Fristen gelten? Welche Inhalte sind zulässig? Die Nachrichten sollten neutral und minimal gehalten sein: Kanzleiname, Datum, Uhrzeit und Hinweis auf Absagemöglichkeit. Keine Diagnosen, Befunde oder weitere steuerliche Details. Dies schützt die Schweigepflicht und minimiert Risiken. Ein Beispiel für eine neutrale SMS: „Ihr Termin am 15.09.2026 um 09:00 Uhr in der Kanzlei Dr. Muster. Bei Verhinderung bitte absagen unter 01-2345678.“ Auf der Kanzleiwebsite sollte die Einwilligungsmöglichkeit transparent dargestellt werden. Ein Verweis auf die Datenschutzerklärung und die genauen Bedingungen ist empfehlenswert. Eine gut strukturierte Website macht solche Optionen für Mandant:innen leicht auffindbar, wie auch im Leitfaden zur DSGVO-konformen Kanzleiwebsite erläutert.

Ein Fall aus der Rechtsprechung und häufige Fehler

Ein gravierender Fehler ist der Versand von Erinnerungen über Gruppennachrichten, bei denen mehrere Empfänger sichtbar sind. Im Jahr 2024 verhängte das Bundesverwaltungsgericht eine Geldstrafe von 4.000 Euro gegen eine Kanzlei. Eine Assistentin hatte Terminerinnerungen per Gruppennachricht versandt und dabei Telefonnummern von 28 Mandant:innen offengelegt. Das Gericht betonte die Notwendigkeit einer ausdrücklichen Einwilligung und die Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen. Terminerinnerung einer Kanzlei per SMS bedarf ausdrücklicher Mandanteneinwilligung. Weitere häufige Probleme sind fehlende Dokumentation, unklare Widerrufsmöglichkeiten und die Nutzung unsicherer Kanäle. Auch das Fehlen eines Verarbeitungsverzeichniseintrags für diese Verarbeitungstätigkeit oder das Unterlassen der Information der Mandant:innen nach Art. 13 DSGVO sind typische Stolpersteine.

Rolle der Kanzleisoftware und externer Dienstleister

Viele Kanzleien nutzen Module ihrer Kanzleisoftware oder externe Anbieter für automatisierte Erinnerungen. In diesen Fällen ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO zwingend erforderlich. Der Dienstleister verarbeitet im Auftrag der Kanzlei. Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) vereinbart und regelmäßig überprüft werden. Weitere Details hierzu finden sich im Beitrag zu AVV bei Terminbuchungssystemen. Es empfiehlt sich, vor der Einführung zu prüfen, ob der Anbieter die Anforderungen des GTelG erfüllt und ob die Nachrichteninhalte entsprechend konfiguriert werden können. Die Kanzlei bleibt verantwortlich für die Einhaltung der Vorschriften.

Transparenz auf der Website und gegenüber Mandant:innen

Mandant:innen müssen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Auf der Website sollten die relevanten Passagen in der Datenschutzerklärung oder in einem separaten Abschnitt zu Terminerinnerungen klar dargestellt werden. Die Einwilligungsmöglichkeit sollte barrierefrei und leicht zugänglich sein. Zudem ist es sinnvoll, in der Kanzlei und auf der Website auf die Möglichkeit des Widerrufs hinzuweisen. Transparenz schafft Vertrauen und reduziert Nachfragen im Kanzleialltag.

Checkliste für die rechtskonforme Einführung

• Interne Regelungen zu Kanälen, Fristen und Inhalten erstellen und dokumentieren
• Einwilligungstexte formulieren und in Buchungsprozesse oder Anmeldeformulare integrieren
• Einwilligungen mit Datum, Kanal und genaum Wortlaut nachweisbar speichern
• AVV mit allen beteiligten Dienstleistern abschließen und TOMs vereinbaren
• Nachrichteninhalte auf das organisatorische Minimum reduzieren und testen
• Widerruf einfach und jederzeit zugänglich machen (z. B. über Link oder Telefon)
• Mitarbeiter:innen schulen und Verarbeitungstätigkeiten im Verzeichnis eintragen
• Transparenz auf der Website und in der Datenschutzerklärung sicherstellen
• Regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Aktualisierung der Einwilligungen
• Notfallplan für Datenschutzverletzungen vorbereiten (72-Stunden-Meldepflicht)

Fazit

Terminerinnerungen per E-Mail und SMS sind ein Instrument der Mandantenkommunikation, das unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben eingesetzt werden kann. Die Trennung zwischen Buchung und Erinnerung, nachweisbare Einwilligungen, sichere Übermittlungskanäle und transparente Information der Mandant:innen sind zentrale Elemente. Kanzleien profitieren von einer systematischen Umsetzung in Verbindung mit einer datenschutzkonformen Kanzleiwebsite und integrierten Buchungssystemen. Bei Fragen zur technischen oder rechtlichen Integration stehen wir gerne zur Verfügung.